Как да изберете програма за фактуриране: 8 въпроса преди да решите

Добрата програма за фактуриране прави повече от това да сложи номер на PDF. Тя спазва реквизитите по ЗДДС, връзва фактурите с ДДС декларацията и не ви кара да въвеждате едно и също два пъти. Лесно е да изберете по цената и след половин година да сменяте програмата. По-долу са трите вида програми и осем въпроса, които да си зададете преди това.

Какви програми има

В Google ще срещнете всичките три вида: безплатни инструменти като Фактуриране.bg и InvoicePro, настолни системи като Microinvest и облачни платформи като TaxMate. Кое ви трябва, зависи от това какво става с фактурата, след като я издадете.

8 въпроса преди да изберете

1. Ще ви трябва ли ДДС? Ако сте или скоро ще сте регистрирани по ДДС, търсете програма, която попълва дневника за продажбите и справка-декларацията от фактурите. Иначе всеки месец ще пренасяте данни на ръка. Прагът за задължителна регистрация е 51 130 € за календарната година (вижте ДДС регистрация).

2. Може ли да подавате декларацията от програмата? Някои програми само генерират файлове, които после качвате в портала на НАП. Други подават справка-декларацията и дневниците с КЕП директно. Второто спестява сваляне и качване на файлове всеки месец.

3. Какви документи издава? Освен фактури ще ви трябват проформи, кредитни и дебитни известия. Ако продавате в ЕС, и фактури с „обратно начисляване“ и по OSS. Проверете ги преди да започнете, не когато клиентът ги поиска. Повече за кредитните и дебитните известия и за проформата.

4. Работи ли без ДДС регистрация? Нерегистрираните фирми издават фактури без ДДС, с основание чл. 113, ал. 9 ЗДДС. Програмата трябва да го поддържа, без да пише „0%“, което е ставка само за регистрирани (вижте фактура без ДДС).

5. Има ли повтарящи се фактури? При абонаменти, наеми и поддръжка една и съща фактура се издава всеки месец. Програма, която го прави сама, спестява време и забравени фактури.

6. Поддържа ли валути и клиенти в ЕС? Фактура в долари или към фирма в Германия изисква курс и правилно основание. Добре е курсът да идва автоматично от ЕЦБ. Ако продавате онлайн, вижте и счетоводство за онлайн магазин.

7. Как изглеждат фактурите? Клиентът вижда фактурата, не програмата. Лого, цветове и дизайн по ваш избор са разлика между документ от „някаква програма“ и документ от вашата фирма.

8. Какво става, когато растете? Счетоводител с достъп, втора фирма, повече банкови сметки, заплати. Сменянето на програма по-късно значи прехвърляне на клиенти, номерация и история. Какво друго идва с растежа има в статиите счетоводство за малък бизнес и заплати и осигуровки.

Изисквания, които всяка програма трябва да спазва

Независимо коя програма изберете, фактурата трябва да има реквизитите по чл. 114 ЗДДС: десетцифрен пореден номер, дати, данни на страните, описание, цена, данъчна основа, ставка и сума на ДДС или основание за неначисляване. Пълен списък и пример има в статията как да издадете фактура правилно.

Фактури в евро. От 1 януари 2026 г. данъчната основа и ДДС се посочват в евро (чл. 114, ал. 5 ЗДДС). Двойното обозначаване в лева и евро не е задължително.

Нужен ли е електронен подпис? Не. PDF фактура по имейл е валидна, когато клиентът приема електронни фактури, а мълчаливо съгласие като плащането е достатъчно. Важно е да пазите документите така, че произходът и съдържанието им да са проследими (чл. 114, ал. 9-11 ЗДДС).

Фактури за чужбина

При клиенти в ЕС програмата трябва да покрие няколко неща:

1. Ако не сте регистрирани по ДДС, се регистрирате по чл. 97а ЗДДС поне 7 дни преди първата услуга към фирма в ЕС.
2. Проверявате ДДС номера на клиента във VIES.
3. Издавате фактура без ДДС: при услуги с „обратно начисляване“ и основание чл. 21, ал. 2 ЗДДС, при стоки с 0% и основание чл. 53, ал. 1.
4. Подавате VIES декларация за месеца.

Подробно в статията фактура към клиент в ЕС.

Къде е TaxMate

TaxMate е облачна платформа: фактура за под минута, PDF по имейл и фактурите влизат сами в ДДС дневниците и декларацията, която подавате с КЕП директно от TaxMate. Ето как стои спрямо осемте въпроса:

Има и преиздаване на фактура по вече издадена, както и партиди, тоест отделни поредици от номера за различни обекти или дейности. Безплатният план е без карта, с 3 издадени и 3 получени фактури месечно, а цените на платените са на страницата Цени.

Източници

• Чл. 113 ЗДДС: кога и в какъв срок се издава фактура
• Чл. 114 ЗДДС: реквизити, евро и електронни фактури
• Закон за данък върху добавената стойност, пълен текст