Проформа фактура: какво е, кога се издава и кога трябва фактура

Проформа фактурата е предложение за плащане, а не данъчен документ. С нея казвате на клиента колко и за какво да плати, преди да сте извършили доставката или преди да сте получили пари. Тя не влиза в дневниците по ДДС, не дава право на данъчен кредит и не заменя фактурата.

Проформа или фактура: разликата накратко

Кога се използва проформа

Най-често проформа се праща, когато искате аванс, преди да започнете работа. Клиентът плаща, вие започвате.

Има и други поводи. Много фирми не превеждат пари без документ, който да мине през счетоводството или през управителя. Понякога цената още не е окончателна: докато нищо не е платено и доставено, проформата се поправя или заменя без анулиране и протоколи. А при внос или когато банката иска основание за превод, проформата е точно този документ.

След плащането: фактура до 5 дни

Плащането по проформа е авансово плащане. За регистрираните по ДДС то е данъчно събитие и фактурата се издава до 5 дни от получаването на парите (чл. 113, ал. 4 ЗДДС).

Ако издадете фактура едва при завършването на работата, а аванс е получен месец по-рано, ДДС е отчетен в грешен период. Това се поправя с анулиране и нова фактура, а понякога и с корекция на вече подадена справка-декларация.

Нерегистрираните по ДДС също издават фактура за получения аванс, защото чл. 113, ал. 1 задължава всяко данъчно задължено лице да документира авансовото плащане. Разликата е, че на тяхната фактура няма ДДС (вижте фактура без ДДС).

Например:

1. 1 октомври: изпращате проформа за 1 200 € + ДДС за изработка на сайт.
2. 6 октомври: клиентът плаща 1 440 €.
3. До 11 октомври: издавате фактура за аванса, с дата на данъчното събитие 6 октомври.
4. 30 ноември: сайтът е готов и предаден. Ако цената е изцяло платена с аванса, нова фактура не се издава.

Ако вместо целия аванс клиентът е платил например половината, при завършването издавате фактура за остатъка, в която посочвате и вече фактурирания аванс.

Какво да пише на проформата

Законът не изисква конкретни реквизити, но за да е полезна, проформата съдържа:

• надпис „ПРОФОРМА ФАКТУРА“, ясно различим от „ФАКТУРА“;
• номер от отделна поредица, например PF-2026-0041, за да не се смесва с номерата на фактурите;
• дата и срок за плащане;
• данните на двете фирми;
• описание, количество и цена;
• ДДС, ако сте регистрирани, за да знае клиентът точната сума за превод;
• банкова сметка и основание за плащане, например „Плащане по проформа PF-2026-0041“.

Ако не сте регистрирани по ДДС, проформата е без данък, както и фактурата, която ще последва.

Чести въпроси

Може ли клиентът да осчетоводи проформата като разход? Не. За разход и данъчен кредит му трябва фактура.

Трябва ли проформата да се анулира, ако клиентът се откаже? Не. Тя не е данъчен документ, така че просто не я използвате. Добре е да я маркирате като отказана, за да не я търсите после.

Може ли проформата да е на английски или в друга валута? Да. Законът не я урежда, затова форматът е ваш избор. Фактурата след плащането обаче трябва да спазва изискванията на ЗДДС, включително данъчна основа и ДДС в евро.

Проформи в TaxMate

В TaxMate издавате проформи, фактури, кредитни и дебитни известия на едно място, а клиентът получава PDF по имейл. Всички излизат с вашето лого, цветове и дизайн.

За повтарящата се работа има две неща. Абонаментните фактури настройвате веднъж и TaxMate ги издава всеки месец сам (план Pro). Преиздаването прави нова фактура по вече издадена, с нова дата и номер. Поддържат се и партиди, тоест отделни поредици от номера (например от 0000000001 и от 1000000001).

Източници

• Чл. 113 ЗДДС: задължение за фактура, включително при авансово плащане, и срок от 5 дни
• Чл. 114 ЗДДС: задължителни реквизити на фактурата
• Закон за данък върху добавената стойност, пълен текст