Как се подава ДДС декларация в НАП: стъпка по стъпка

Всяко регистрирано по ЗДДС лице подава всеки месец справка-декларация към НАП, заедно с дневника за покупките и дневника за продажбите. Това важи и за месеци без нито една фактура, и за регистрираните само по чл. 97а заради реклама във Facebook или комисиони от Airbnb.

По-долу са всички стъпки в портала на НАП: какво трябва да подготвите предварително, как се качват и подписват файловете, как се подава нулева декларация и какво правите, ако декларацията бъде отхвърлена или откриете грешка след срока.

Какво се подава и до кога

Всеки месец подавате един пакет от документи:

VIES декларация се подава, когато през месеца сте извършили вътреобщностна доставка на стоки, услуга към фирма от друга държава от ЕС или тристранна операция. Ако нямате такива доставки, VIES не се подава. Какво се попълва в дневниците и във VIES декларацията е обяснено в статията VIES декларация и дневници по ДДС.

Срокът е до 14-о число на следващия месец, например за септември до 14 октомври. Ако 14-о е неработен ден, срокът се мести на следващия работен ден. В същия срок се внася и дължимият ДДС.

Първият данъчен период след регистрация започва от датата на регистрацията и свършва в края на същия месец. Подавате декларация и за него, дори ако е само няколко дни.

От 1 януари 2026 г. декларацията и дневниците се попълват в евро. Фактури в левове от 2025 г., които отчитате през 2026 г., се превалутират по курс 1,95583.

Какво ви трябва преди първото подаване

Тази подготовка се прави веднъж. Ако я оставите за 13-о число, почти сигурно ще изпуснете срока.

1. Квалифициран електронен подпис (КЕП). ДДС декларацията се подава само електронно с КЕП. ПИК на НАП и хартия не се приемат.
2. Достъп до електронните услуги на НАП с този КЕП. Подава се заявление за достъп до електронните услуги с КЕП от името на фирмата. Ако декларацията ще я подава счетоводител със собствен КЕП, той трябва да е упълномощен за услугата „Декларации, документи и данни по ЗДДС“.
3. Компонентът за подписване на НАП. Порталът подписва документите през програма, инсталирана на компютъра. Инсталирайте я предварително и проверете, че разпознава вашия КЕП.
4. Софтуер, който генерира файловете. Файловете трябва да са в точния формат по Правилника за прилагане на ЗДДС. Генерира ги счетоводната програма или система за фактуриране като TaxMate, която попълва дневниците, докато издавате и въвеждате фактури. НАП предлага и безплатна програма за Windows за попълване на дневниците, декларацията и VIES, но в нея данните се въвеждат ръчно ред по ред.

Как се изчислява ДДС за периода

ДДС за внасяне = ДДС по продажбите − ДДС по покупките (данъчен кредит)

В дневника за продажбите влизат всички издадени фактури и известия, протоколите, с които самоначислявате ДДС (например по чл. 117 при покупки от ЕС или услуги по чл. 97а), и отчетите за продажбите от касовия апарат. В дневника за покупките влизат документите, за които ползвате данъчен кредит.

Ако резултатът е отрицателен, имате ДДС за възстановяване. Той първо се приспада от ДДС за внасяне през следващите два месеца, а остатъкът НАП възстановява в 30-дневен срок след последната декларация (чл. 92 ЗДДС).

Подаване в портала на НАП стъпка по стъпка

Стъпка 1. Генерирайте файловете. Изберете периода в програмата си и експортирайте DEKLAR.TXT, POKUPKI.TXT и PRODAGBI.TXT, а при нужда и VIES.TXT. Преди това сверете сумите в декларацията с дневниците и с фактурите.

Стъпка 2. Влезте в портала с КЕП. Отворете portal.nra.bg, поставете КЕП в четеца и влезте с електронния подпис. Ако сте упълномощен счетоводител, изберете фирмата, от чието име подавате.

Стъпка 3. Отворете услугата за ДДС. Изберете „Приемане на справка-декларация по ЗДДС/VIES-декларация“. Можете да я намерите и през търсачката в портала.

Стъпка 4. Качете файловете. Изберете подаване на справка-декларация и заредете трите файла. Порталът проверява формата и съдържанието им и показва грешките, ако има такива. Най-честите са грешен ЕИК или ДДС номер на контрагент, дата извън периода и суми в декларацията, които не отговарят на дневниците. Поправете ги в програмата, генерирайте файловете отново и ги качете пак.

Стъпка 5. Подпишете и подайте. Когато проверката мине, натиснете „Подписване и подаване“ и потвърдете с ПИН кода на КЕП. Получавате входящ номер, а потвърждение идва и на имейла, въведен в профила ви.

Стъпка 6. Проверете дали декларацията е приета. Входящият номер означава, че декларацията е получена, но не и че е приета. НАП изпраща уведомление за приемане или отхвърляне. Статусът се вижда в профила ви в раздел „Декларации, документи и данни по ЗДДС“, подраздел „Справка-декларация за ДДС“, „Подадени данни“. Отхвърлената декларация се смята за неподадена. Ако ви е отказана, поправете грешката и подайте отново преди 14-о число.

Стъпка 7. Подайте VIES декларацията, ако имате такава. Тя се подава през същата услуга, като качите VIES.TXT, подпишете и подадете. Срокът е същият, до 14-о число.

Нулева декларация с една отметка

Ако през месеца не сте имали нито една покупка или продажба, пак подавате декларация. От 1 октомври 2025 г. НАП е опростил подаването:

1. В услугата „Приемане на справка-декларация по ЗДДС/VIES-декларация“ натиснете „Подаване – СД с нулеви стойности“.
2. Изберете месеца и годината и натиснете „Напред“.
3. Сложете отметка, че желаете автоматично генериране на DEKLAR.TXT, POKUPKI.TXT и PRODAGBI.TXT.
4. Прегледайте генерираната нулева декларация и натиснете „Подписване и подаване“.

Не е нужно да генерирате празни дневници в програма: порталът ги създава вместо вас.

Плащане на ДДС

Дължимият ДДС се внася до 14-о число, в същия срок като декларацията. От 1 януари 2026 г. всички плащания към НАП са само в евро, включително ДДС за декември 2025 г., който е деклариран в левове. Банковите сметки на НАП за данъци са публикувани на nra.bg, а в портала можете да платите и онлайн.

Подадената декларация не освобождава от плащането. Ако декларацията е подадена навреме, но парите постъпят след 14-о, за всеки ден закъснение се дължи лихва.

Ако откриете грешка

Какво правите зависи от това кога сте открили грешката (чл. 126 ЗДДС):

• Преди изтичане на срока. Поправяте данните и подавате декларацията и дневниците отново до 14-о число.
• След изтичане на срока. Не подавате отново декларацията за стария месец. Грешката се поправя в периода, в който е открита: например пропусната фактура се включва в дневника за текущия месец. За някои видове корекции се изисква и писмено уведомление до НАП, затова при по-сложни случаи се консултирайте със счетоводител.

Санкции

Санкцията за неподадена или закъсняла декларация е от 500 до 10 000 лв. (255,65 до 5 112,92 €) по чл. 179 ЗДДС. Глобите в закона са още в левове и се прилагат в евро по курс 1,95583. Лихвата за закъсняло плащане се дължи отделно.

Най-честите грешки

• Не се подава нулева декларация. Месец без дейност пак изисква декларация, включително при регистрация само по чл. 97а.
• Грешен период на фактурата. Фактурата влиза в периода на данъчното събитие, не в месеца, в който е платена или е пристигнала по имейла.
• Невалиден ДДС номер на контрагент. Проверете ДДС номерата на партньорите от ЕС в системата VIES, преди да издадете фактура с обратно начисляване.
• Забравена VIES декларация при услуги към фирми в ЕС.
• Подаване в последния ден. Порталът и КЕП понякога дават грешки точно на 14-о. Подавайте поне два-три дни по-рано.
• Суми в левове в декларации за периоди от 2026 г.

Подаване директно от TaxMate

Ако издавате фактурите си в TaxMate, повечето стъпки по-горе отпадат. Не влизате в портала на НАП и не сваляте и качвате файлове.

1. Дневниците се попълват сами. Всяка издадена фактура влиза в дневника за продажби. Получените фактури и касовите бележки качвате или снимате и AI ги разчита. Протоколите по чл. 117 за реклама във Facebook и Google или за комисионите на Airbnb и Booking се създават автоматично.
2. Проверявате месеца. Всяка сума в декларацията води до документа, от който идва, а корекциите се виждат. Ако нещо не е наред, поправяте записа преди подаването.
3. Подписвате с КЕП и подавате. Декларацията и двата дневника отиват в НАП направо от TaxMate. Ако предпочитате портала, сваляте готовите файлове и ги подавате по стъпките по-горе.

Подаването е включено от план Basic нагоре (€13,99 на месец без ДДС), включително за регистрираните само по чл. 97а, без фирма. VIES декларацията се подава по същия начин в план Pro. Ако ДДС-то ви го подава счетоводител, той може да го прави от TaxMate със своя КЕП.

Източници

• НАП: подаване на справка-декларация по ЗДДС
• Портал за електронни услуги на НАП
• Закон за данък върху добавената стойност, пълен текст