Как да издадете фактура правилно в България

Фактурата се издава до 5 дни от доставката или от получаването на аванс, с десетцифрен пореден номер и с реквизитите по чл. 114 ЗДДС. Задължителна е за всяка продажба на фирма, независимо дали сте регистрирани по ДДС. Ако издавате първата си фактура или просто искате да проверите шаблона си, тук има пример и грешките, заради които фактура се анулира.

Кога се издава фактура

Всяко данъчно задължено лице издава фактура за доставка на стока или услуга и при получено авансово плащане (чл. 113, ал. 1 ЗДДС). Това важи и за фирмите, които не са регистрирани по ДДС. Няма минимална сума, под която фактура не се дължи.

Фактура може да не се издава само в изброените в чл. 113, ал. 3 ЗДДС случаи. Най-честият е, когато клиентът е физическо лице, което не е търговец. Ако обаче такъв клиент поиска фактура, издавате я.

Задължителни реквизити

По чл. 114 ЗДДС и чл. 6 от Закона за счетоводството всяка фактура съдържа:

• наименование „ФАКТУРА“;
• пореден номер, десетцифрен и без пропуски;
• дата на издаване;
• дата на данъчното събитие или на получаване на плащането, ако е различна от датата на издаване;
• ЕИК на доставчика и получателя, а за регистрираните по ДДС и ДДС номера (BG + ЕИК);
• наименование и адрес на двете страни;
• описание на доставката: количество и вид на стоката или вид на услугата;
• единична цена без ДДС;
• данъчна основа и ставка на ДДС;
• сума на ДДС;
• основание за неначисляване на ДДС или за нулева ставка, когато ДДС не се начислява (чл. 114, ал. 1, т. 12);
• сума за плащане, ако се различава от основата плюс ДДС.

От 1 януари 2026 г. данъчната основа и ДДС във фактурата се посочват в евро (чл. 114, ал. 5 ЗДДС). Двойно обозначаване в лева и евро не е задължително. Какво още се промени с еврото има в наръчника за еврото.

Пример за фактура

ФАКТУРА № 0000000158 / 12.10.2026
Дата на данъчното събитие: 10.10.2026
Доставчик: Кодекс Софт ООД, ул. „Иван Вазов“ 12, Пловдив
ЕИК 204111222, ДДС № BG204111222
Получател: Строй Инвест ЕООД, бул. „България“ 45, София
ЕИК 131333444, ДДС № BG131333444

Услуга: Поддръжка на уебсайт, септември 2026
Количество: 1   Ед. цена: 400,00 €
Данъчна основа: 400,00 €
ДДС 20%: 80,00 €
Сума за плащане: 480,00 €
Начин на плащане: банков превод по сметката на доставчика

Срокове

Петте дни са общото правило, но има изключения:

• обикновена доставка: до 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 ЗДДС).
• аванс: до 5 дни от получаването на плащането. Проформата не замества тази фактура (вижте проформа фактура).
• стоки към фирма в ЕС: до 15-о число на месеца, следващ месеца на данъчното събитие (чл. 113, ал. 5).
• сборна фактура за няколко доставки в един месец: до последния ден на месеца (чл. 113, ал. 13).

Видове фактури и кога ви трябват

• Фактура без ДДС: когато не сте регистрирани по ДДС или доставката не се облага. Какво основание се пише е в статията фактура без ДДС.
• Фактура към клиент в ЕС с „обратно начисляване“ или с 0%. Подробно в фактура към клиент в ЕС.
• Фактура по OSS, когато продавате стоки или електронни услуги на физически лица в други държави от ЕС над 10 000 € годишно. Тогава начислявате ДДС по ставката на държавата на клиента. Как работи режимът има в статията за OSS.
• Проформа фактура: покана за плащане, не данъчен документ.
• Кредитно и дебитно известие, когато след фактурата цената се промени. Как и кога се издават е в статията за кредитно и дебитно известие.

Най-честите грешки

1. Дупка в номерацията. Номерата вървят подред, без пропуски и повторения. Сгрешена фактура не се трие: анулира се, а номерът ѝ остава зает.
2. Поправка на ръка. По чл. 116, ал. 1 ЗДДС във фактурите не се правят поправки. Грешната се анулира, при нужда с протокол, и се издава нова.
3. ДДС от нерегистрирана фирма. Забранено е (чл. 113, ал. 9).
4. Фактура чак при завършване на работата, макар че аванс е платен още в началото. Аванс получен, значи 5 дни за фактура.
5. Фактура без ДДС към фирма в ЕС с непроверен ДДС номер. Проверката във VIES отнема минута.

Още грешки, които струват пари на малките фирми, има в статията 5 счетоводни грешки.

Срок за съхранение

Издадените и получените фактури се пазят до 5 години след изтичане на давността на задължението, което удостоверяват (чл. 121 ЗДДС), а като счетоводни документи за данъчен контрол 10 години от 1 януари на следващата година (чл. 12 ЗСч). Електронните фактури се пазят в електронен вид.

Как се издава фактура в TaxMate

С фактурирането в TaxMate фактурата е готова за под минута. Избирате клиент, добавяте услуга, а системата:

• слага поредния номер и изчислява ДДС;
• добавя фактурата в дневника за продажбите и в ДДС декларацията, която подавате от TaxMate с КЕП;
• изпраща PDF на клиента по имейл.

Освен обикновени фактури издавате проформи, кредитни и дебитни известия, фактури по OSS с ДДС ставката на държавата на клиента, фактури във валута по курса на ЕЦБ и фактури в различни партиди: отделни поредици от номера, например от 0000000001, 1000000001 и 2000000001.

На редовните клиенти не пишете една и съща фактура всеки месец. Абонаментната задавате веднъж и TaxMate я издава и праща сам (план Pro). За еднократно повторение има преиздаване: нова фактура по стара, с нова дата и номер. А клиентът вижда вашето лого, цветове и дизайн, не нашите.

Източници

• Чл. 113 ЗДДС: кога и в какъв срок се издава фактура
• Чл. 114 ЗДДС: задължителни реквизити
• Чл. 116 ЗДДС: анулиране на погрешно съставени фактури
• Закон за данък върху добавената стойност, пълен текст