Фактура към клиент в ЕС: ДДС, обратно начисляване и какво пише на фактурата

Фактурата към чуждестранен клиент изглежда почти като обикновената, но три неща решават дали е правилна: има ли ДДС, какъв текст пише на мястото на данъка и къде се отчита след това. Отговорът зависи от два въпроса: клиентът фирма ли е или физическо лице, и в ЕС ли е или извън него.

Кратко: какво пише на фактурата

Преди фактурата: проверете ДДС номера във VIES

Преди да издадете фактура без ДДС към фирма в ЕС, проверете ДДС номера ѝ в системата VIES на Европейската комисия (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Изберете държавата, въведете номера и вижте дали е валиден.

Проверката не е формалност. По регламента на ЕС (Регламент 282/2011, чл. 18) можете да третирате клиента като фирма, когато ви е дал ДДС номера си и сте потвърдили, че е валиден. Ако номерът се окаже невалиден, данъчните органи могат да приемат, че сте продали на физическо лице и дължите 20% ДДС. Затова пазете резултата от проверката, например като PDF или снимка на екрана, заедно с фактурата.

Услуга към фирма в ЕС

Това е най-честият случай за фрилансъри, агенции и софтуерни фирми.

Защо без ДДС. Когато клиентът е фирма, мястото на изпълнение на услугата е там, където е установен клиентът (чл. 21, ал. 2 ЗДДС). Българско ДДС не се начислява, а клиентът самоначислява ДДС в своята държава.

Какво пише на фактурата:

• ДДС номерът на клиента, с префикса на държавата, например DE123456789;
• данъчната основа, без ставка и без сума на ДДС;
• текстът „обратно начисляване“ (задължителен по чл. 114, ал. 4 ЗДДС);
• основанието за неначисляване, обикновено „чл. 21, ал. 2 ЗДДС“.

Много фирми добавят и английския вариант „reverse charge“, за да е ясно и за клиента.

Срок. Фактурата се издава до 5 дни от датата, на която услугата е извършена. При месечни абонаменти и договори датата е денят, в който е станало дължимо плащането.

Отчитане. Фактурата влиза в колона 22 на дневника за продажбите, в клетка 17 на справка-декларацията и във VIES декларацията за същия месец. Подробно в статията за VIES декларацията и дневниците.

Пример:

ФАКТУРА № 0000000142 / 30.09.2026
Доставчик: Студио Пиксел ЕООД, ДДС № BG123456789
Получател: Muster GmbH, Берлин, Германия, ДДС № DE123456789
Услуга: Уеб дизайн, септември 2026
Данъчна основа: 2 000,00 €
Дата на данъчното събитие: 30.09.2026
Основание: чл. 21, ал. 2 ЗДДС
Обратно начисляване / Reverse charge
Сума за плащане: 2 000,00 €

Ако не сте регистрирани по ДДС

Тук фрилансърите грешат най-често. За да фактурирате услуга на фирма в ЕС, трябва да сте регистрирани по чл. 97а, ал. 2 ЗДДС, независимо колко е оборотът ви. Заявлението се подава поне 7 дни преди датата, на която данъкът по доставката става изискуем, тоест преди да извършите услугата или да получите аванс.

След регистрацията фактурата изглежда като в примера по-горе, с вашия ДДС номер BG. Не начислявате ДДС и подавате справка-декларация всеки месец, а VIES декларация за месеците с такива услуги.

Изключение от 2026 г.: регистрация по чл. 97а, ал. 2 не е нужна, ако сте регистрирани по режима за малки предприятия в ЕС за държавата на клиента. Повече за чл. 97а има в статията за рекламата във Facebook и Google.

Стоки към фирма в ЕС (вътреобщностна доставка)

Когато продавате стоки на фирма с ДДС номер в друга държава от ЕС и стоките физически напускат България, това е вътреобщностна доставка (ВОД) по чл. 7 ЗДДС. Облага се с 0% (чл. 53, ал. 1).

Нулевата ставка има условия:

1. Клиентът ви е дал валиден ДДС номер от друга държава от ЕС и той е на фактурата.
2. Доставката е включена във VIES декларацията. Ако я пропуснете, по закон тя не се смята за ВОД.
3. Имате документи, че стоките са пристигнали в другата държава: товарителница (CMR), документ от куриер или превозвач, писмено потвърждение от клиента. Регламентът на ЕС приема като достатъчно доказателство поне два такива документа от независими помежду си лица.

Ако нямате документите за транспорта до края на месеца, следващ месеца на изискуемостта, губите нулевата ставка и дължите ДДС. Когато ги получите по-късно, можете да коригирате.

Срок. За ВОД фактурата се издава до 15-о число на месеца, следващ месеца на доставката, а не в общия 5-дневен срок.

На фактурата пишете ДДС номера на клиента, ставка 0% и основанието, например „чл. 7, ал. 1 и чл. 53, ал. 1 ЗДДС“.

Клиент физическо лице в ЕС

Услуги. По общото правило начислявате 20% българско ДДС, ако сте регистрирани по ЗДДС, все едно клиентът е в България. Отделни правила има за услуги, свързани с недвижим имот, транспорт на пътници и събития.

Изключение правят електронните, далекосъобщителните и радио- и телевизионните услуги (например онлайн курсове, приложения, абонаменти за съдържание). Там мястото на изпълнение е държавата на клиента, след като общите ви продажби от този вид и дистанционните продажби на стоки за целия ЕС надхвърлят 10 000 € за годината. От 2026 г. към тях се добавят и събитията, излъчвани на живо онлайн или с виртуален достъп.

Стоки. Продажбите по пощата или от онлайн магазин към физически лица в ЕС са дистанционни продажби. До прага от 10 000 € годишно начислявате българско ДДС. Над него дължите ДДС на държавата на клиента, по нейната ставка.

И в двата случая над прага не е нужно да се регистрирате във всяка държава поотделно. Можете да отчитате всичко с една тримесечна декларация в НАП чрез режима OSS. Как работи е описано в статията за режима OSS.

Клиенти извън ЕС

Услуга към фирма извън ЕС (например американска или британска): мястото на изпълнение е при клиента, българско ДДС не се начислява. На фактурата посочвате основанието „чл. 21, ал. 2 ЗДДС“. Тези фактури не влизат във VIES декларацията, а в колона 23 на дневника за продажбите и в клетка 18 на справка-декларацията.

Износ на стоки извън ЕС: 0% ДДС по чл. 28 ЗДДС, с митническа декларация за износ като доказателство.

Валута и език

Валута. Фактурата може да е в долари, паунди или друга валута, но данъчната основа и ДДС трябва да са посочени и в евро (чл. 114, ал. 5 ЗДДС). За ДДС се използва последният курс на Европейската централна банка към момента, в който данъкът е станал изискуем.

Език. Законът за счетоводството изисква счетоводните документи да са на български език. Допуска чужд език, когато сделката е с чуждестранен клиент и е договорена в чуждестранна валута. За фактура в евро към клиент от еврозоната най-сигурният вариант е двуезичната фактура, на български и английски.

Най-честите грешки

• Фактура без ДДС без проверка във VIES. Ако номерът е невалиден, дължите 20% ДДС.
• Липсва текстът „обратно начисляване“. Задължителен е при всички услуги към фирми в ЕС.
• Услуги към ЕС без регистрация по чл. 97а. Регистрацията трябва да е поне 7 дни преди услугата.
• Услуга към фирма извън ЕС, отчетена във VIES. VIES е само за клиенти в ЕС.
• ВОД без документи за транспорта. Без тях нулевата ставка отпада.
• Сумите само във валута. Основата трябва да е посочена и в евро.

Фактури към чужбина в TaxMate

В TaxMate издавате фактури в евро и във всяка основна валута, с курсовете на Европейската централна банка. Всяка фактура влиза в дневниците по ДДС, които подавате към НАП директно от платформата. Ако сте регистрирани по OSS, издавате и фактури по режима.

В план Pro TaxMate проверява ДДС номерата на клиентите във VIES и изготвя VIES декларацията. Вижте плановете и цените.