VIES декларация и дневници по ДДС: какво се попълва и кога

Всеки месец регистрираното по ЗДДС лице подава към НАП справка-декларация и два дневника: за покупките и за продажбите. Ако през месеца е имало доставки към фирми в друга държава от ЕС, към тях се добавя и VIES декларация.

Справка-декларацията е обобщение. Истинската работа е в дневниците: там всяка фактура трябва да влезе в правилния месец и в правилната колона. Как се подава целият пакет в портала на НАП е описано в статията как се подава ДДС декларация.

Какво има в месечния пакет

Срокът за всички е до 14-о число на следващия месец. От януари 2026 г. всички суми са в евро. Левовите фактури от 2025 г., които отчитате през 2026 г., се превалутират по курс 1,95583.

Дневник за продажбите

Какво влиза. Всеки документ, който сте издали: фактури, дебитни и кредитни известия, протоколи и отчетите за продажбите от касовия апарат. Влизат и протоколите, с които самоначислявате ДДС, например при покупка на стоки от ЕС или услуга от чуждестранна фирма. Те влизат и в двата дневника: в дневника за продажбите като начислен данък, а в дневника за покупките като данъчен кредит, ако имате право на такъв.

В кой месец. Документите се отразяват в месеца, в който са издадени. Изключение са доставките на стоки към ЕС (вътреобщностни доставки, ВОД). Те влизат в месеца, в който данъкът е станал изискуем (вижте по-долу).

Основните колони. Всеки документ се разпределя в колона според вида на доставката:

Колони 22 и 23 често се объркват. Услуга към германска фирма е в колона 22 и влиза във VIES декларацията. Същата услуга към американска фирма е в колона 23 и не влиза във VIES.

Дневник за покупките

Какво влиза. Получените фактури и известия, митническите декларации при внос и протоколите за самоначисляване.

Кога. Документът може да влезе в месеца на издаване или в някой от следващите 12 месеца. След това правото на данъчен кредит се губи. Кредитните известия обаче се отразяват в месеца, в който са издадени.

Основните колони:

Без право на данъчен кредит (колона 9) са например разходите за представителни цели, повечето разходи за леки автомобили и покупките, свързани с освободени доставки. Данъчен кредит се ползва само ако фактурата отговаря на изискванията на чл. 114 ЗДДС и ДДС е посочен на отделен ред.

Регистрираните само по чл. 97а (например заради реклама във Facebook или услуги към фирми в ЕС) могат да не водят дневник за покупките. Вместо него подават файл с един нулев ред.

Кодове на документите

Всеки ред в дневника има код за вида на документа. Най-използваните:

VIES декларация

Често се бъркат две различни неща с едно и също име:

• VIES декларацията е справка, която подавате към НАП за доставките си към фирми в ЕС.
• Системата VIES на Европейската комисия е безплатна проверка дали ДДС номерът на клиента е валиден.

Кой подава VIES декларация. Всяко регистрирано лице, което през месеца е извършило:

• доставка на стоки към фирма в друга държава от ЕС (ВОД);
• услуга към фирма в друга държава от ЕС, при която данъкът се начислява от клиента;
• доставка като посредник в тристранна операция;
• изпращане на стоки под режим на складиране до поискване (call-off stock).

VIES декларация подават и лицата, регистрирани само по чл. 97а, ако предоставят услуги на фирми в ЕС. За месеците без такива доставки VIES декларация не се подава.

Какво съдържа. Един ред за всеки клиент: неговият ДДС номер с префикса на държавата (например DE123456789) и общата стойност за месеца, отделно за стоки, за тристранни операции и за услуги. Продажбите на физически лица в ЕС не влизат във VIES декларацията, нито продажбите по OSS.

В кой месец се отчита доставката във VIES

Стоки към ЕС (ВОД). Данъкът става изискуем на 15-о число на месеца след доставката. Ако обаче издадете фактурата преди това, изискуем е на датата на фактурата. Доставката влиза в дневника и във VIES декларацията за месеца на изискуемостта.

• Стоката е изпратена на 20 септември, фактурата е от 25 септември: отчита се за септември.
• Стоката е изпратена на 20 септември, фактурата е от 3 октомври: отчита се за октомври.
• Стоката е изпратена на 20 септември, фактурата е от 20 октомври: данъкът е изискуем на 15 октомври, отчита се за октомври. Фактурата обаче закъснява, защото за ВОД срокът е до 15-о число на следващия месец.

Авансите за стоки към ЕС не се включват във VIES декларацията.

Услуги към ЕС. Отчитат се за месеца, в който услугата е извършена. При абонаменти и договори с месечно плащане всяко плащане е отделна доставка към датата, на която е станало дължимо. Авансите за услуги се включват във VIES декларацията.

Грешки, корекции и глоби

Грешка, открита преди 14-о число. Поправяте данните и подавате отново декларациите и дневниците.

Грешка, открита след срока. Поправяте я в месеца, в който сте я открили: например пропусната фактура влиза в дневника и във VIES декларацията за текущия месец.

Пропусната ВОД. Ако доставка на стоки към ЕС не е включена във VIES декларацията, тя по закон не се смята за вътреобщностна доставка. Така губите нулевата ставка и може да дължите 20% ДДС, освен ако обосновите пропуска и го поправите.

Глоби. За неподадена или закъсняла справка-декларация или VIES декларация глобата е от 500 до 10 000 лв. (255,65 до 5 112,92 €) по чл. 179 ЗДДС. Глоба в същия размер има и когато данните в декларацията се различават от дневниците.

Форматът на файловете

Дневниците се подават като текстови файлове POKUPKI.TXT и PRODAGBI.TXT с точно определена структура: кодировка windows-1251, фиксирана дължина на всяко поле, без разделители. Затова на практика ги генерира програма, а не се пишат ръчно.

От 2026 г. големите предприятия постепенно преминават и към стандартния одитен файл SAF-T. За малкия бизнес той става задължителен най-рано от 2029 или 2030 г. и не отменя дневниците по ДДС.

Най-честите грешки

• Услуга към фирма в ЕС, отчетена като услуга извън ЕС (колона 23 вместо 22). Тогава липсва във VIES декларацията.
• ВОД в грешния месец. Датата на изпращане не е определяща. Гледа се датата на фактурата и 15-о число на следващия месец.
• Невалиден ДДС номер на клиента. Проверете го във VIES преди фактурата и запазете резултата.
• Аванс за стоки към ЕС, включен във VIES декларацията. Не се включва, за разлика от аванса за услуги.
• Протокол за самоначисляване само в единия дневник. Протоколът влиза и в двата дневника.
• Фактура за покупка, забравена повече от 12 месеца. Данъчният кредит по нея се губи.

Дневниците и VIES в TaxMate

В TaxMate дневниците се попълват сами, докато издавате фактури и качвате разходи: всеки документ влиза с правилния код и в правилната колона. В края на месеца преглеждате дневниците и декларацията и ги подавате към НАП директно от платформата. Това е включено във всеки платен план, включително Basic.

В план Pro TaxMate проверява ДДС номерата на клиентите от ЕС във VIES, съставя протоколите по чл. 117 за покупки от ЕС и изготвя VIES декларацията. Вижте плановете и цените.