OCR разпознаване на фактури: как работи и колко време спестява

Всяка входяща фактура трябва да стигне до счетоводството: доставчик, ЕИК, номер, дата, суми и ДДС. Ръчното преписване отнема минути на документ и е най-честият източник на грешки в дневника за покупките. OCR разпознаването прави това вместо вас, а вие само проверявате резултата.

Какво е OCR и какво добавя AI

OCR (Optical Character Recognition, оптично разпознаване на символи) превръща снимка или сканиран документ в текст. Само по себе си то просто „чете“ буквите и не знае кое число е сумата без ДДС и кое е номерът на фактурата.

Затова към OCR се добавя AI, който разбира структурата на документа: кой е доставчикът и кой получателят, коя дата е датата на издаване, кои редове са артикули и коя сума е ДДС. Днес под „OCR за счетоводство“ обикновено се разбира комбинацията от двете.

Какви данни се извличат

От една входяща фактура AI разпознаването извлича:

• доставчик и получател, с ЕИК и ДДС номер;
• номер и дата на издаване, както и датата на данъчното събитие, ако е различна;
• суми без ДДС, ДДС и общо, по ставки, ако са повече от една;
• описание на стоките или услугите, за да се определи категорията на разхода;
• валута, при фактури от чуждестранни доставчици.

Работи с фактури, касови бележки и други входящи документи, на български и на чужди езици.

Как работи в TaxMate

1. Качвате документа. Снимка от телефона, PDF файл или приложение от имейл. Можете да качите и десетки документи наведнъж, например в края на месеца.
2. AI извлича данните за секунди и ги съпоставя с вашите доставчици и категории разходи.
3. Проверявате. Полетата, в които системата не е сигурна, са маркирани в жълто. Нищо не се осчетоводява без ваше потвърждение.
4. Данните отиват където трябва. При регистрация по ДДС документът влиза в дневника за покупките за месечната декларация, а разходът се вижда в справките.

Ако качите една и съща фактура два пъти, системата засича дубликата по дата, доставчик и сума и ви предупреждава, преди да я осчетоводите повторно.

Колко е точно

Разпознаването е най-точно при стандартни, ясно заснети фактури. Грешките обикновено идват от:

• ниско качество на снимката или сканирането (под 150 DPI);
• смачкани, сгънати или избелели касови бележки;
• ръкописни бележки върху документа;
• силно наклонена снимка или нестандартно оформление.

Когато поправите сгрешено поле, системата запомня корекцията и при следващия документ от същия доставчик разпознава по-точно. Всяка корекция остава в историята на документа.

Как да снимате, за да няма грешки

• Снимайте на светло, без сянка от телефона върху документа.
• Хванете целия документ в кадъра, заедно с краищата.
• Изправете бележката върху равна повърхност.
• Снимайте касовите бележки веднага. Термохартията избелява за месеци.
• Ако доставчикът ви изпраща PDF, качете директно файла вместо снимка на разпечатка.

Колко време спестява

Ръчното въвеждане на една фактура отнема около 3-5 минути: отваряне, преписване на реквизитите, проверка на ЕИК, разпределяне на ДДС. С OCR остава само проверката, под 30 секунди на документ.

За счетоводна кантора с няколко клиента разликата е няколко работни дни месечно. За малка фирма е вечерта преди 14-о число, която вече не прекарвате в преписване на фактури за ДДС декларацията.

Колко документа можете да разпознаете

Можете да опитате разпознаването безплатно с Free плана. Повече за функцията има на страницата за OCR разпознаване, а всички планове са в цените.