Как да четете ОПР и баланса: финансовите отчети с пример

Финансовите отчети на малка фирма са три и отговарят на три различни въпроса. Отчетът за приходите и разходите (ОПР) показва дали печелите за периода. Балансът показва какво притежавате и какво дължите към една дата. Отчетът за паричните потоци показва откъде са дошли и къде са отишли парите. Четат се заедно, защото печалбата и парите в сметката често се разминават.

Счетоводителят ви изпраща баланс и отчет за приходите и разходите, а вие гледате една последна цифра: печалбата. Отчетите обаче казват много повече: дали фирмата ще има пари да плати заплатите следващия месец, дали клиентите плащат навреме и дали растежът не е на заем.

По-долу са трите основни отчета, ред по ред, с един и същ пример: малко ЕООД за услуги с 120 000 € приходи за годината.

Трите отчета накратко

Трите се допълват. Печалба без пари е толкова опасна, колкото пари без печалба.

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

В България малките предприятия обикновено съставят ОПР по Националните счетоводни стандарти, с разходите групирани по вид (материали, услуги, заплати и т.н.). Примерът:

Как се чете:

• Нетни приходи от продажби са продажбите без ДДС. ДДС не е приход на фирмата, тя само го събира за държавата.
• Разходите за външни услуги включват наем, счетоводство, софтуер, реклама, куриери. Често това е редът, който расте най-незабелязано.
• Амортизациите са разход, за който не излизат пари в момента. Лаптоп за 3 000 € не се отчита наведнъж, а на части през годините, в които се ползва.
• Оперативната печалба показва дали самата дейност печели, преди лихви и данъци.
• Корпоративният данък в примера е точно 10% от печалбата преди данъци. В реалността данъчната печалба може да се различава от счетоводната заради непризнати разходи.

Ще срещнете и понятието EBITDA: печалба преди лихви, данъци и амортизации. Тя не е ред в българския ОПР, а се изчислява: 22 000 € оперативна печалба + 4 000 € амортизации = 26 000 €. Банките я гледат, за да преценят колко дълг може да обслужва фирмата. Ако EBITDA е отрицателна, дейността губи пари, каквото и да показва последният ред.

Счетоводен баланс

Балансът е снимка към една дата. Лявата страна (активи) показва какво притежава фирмата, а дясната (собствен капитал и пасиви) показва с чии пари е придобито. Двете страни винаги са равни.

Активи към 31 декември

Собствен капитал и пасиви към 31 декември

Как се чете:

• Текущите активи (запаси, вземания и пари, общо 40 000 €) са това, което ще се превърне в пари до година. Текущите задължения (към доставчици, данъци и осигуровки, общо 16 000 €) са това, което трябва да платите до година.
• Вземанията от клиенти са приходи, които вече са в ОПР, но парите още не са в банката.
• Собственият капитал е това, което би останало за собственика, ако фирмата продаде активите си по балансова стойност и плати всичките си задължения.

Ако задълженията надвишат активите, собственият капитал става отрицателен и дружеството е свръхзадължено по смисъла на чл. 742 от Търговския закон. Това е основание за откриване на производство по несъстоятелност, така че отрицателен собствен капитал не бива да се оставя за следващата година.

Отчет за паричните потоци

Паричният поток показва реалното движение на парите, разделено на три части:

• Оперативна дейност: плащания от клиенти, към доставчици, заплати, данъци.
• Инвестиционна дейност: покупка или продажба на оборудване и други дълготрайни активи.
• Финансова дейност: получени и върнати заеми, изплатени дивиденти.

Защо печалбата и парите се разминават? Да кажем, че вземанията на примерната фирма са се увеличили с 12 000 € през годината, защото клиентите плащат по-бавно. Опростено, парите от дейността са:

18 000 € печалба + 4 000 € амортизации − 12 000 € ръст на вземанията = 10 000 €

Фирмата е спечелила 18 000 €, но от дейността в банката са влезли само 10 000 €. Ако собственикът изтегли дивидент за цялата печалба, ще трябва да тегли кредит, за да плати заплатите.

Малките предприятия често не са длъжни да съставят отчет за паричните потоци в годишния финансов отчет, но за управлението на фирмата той е най-полезният от трите.

Показатели, които да следите

Едно число само по себе си казва малко. Сравнявайте показателите с предходния месец и година. Събираемост, която расте от 30 на 61 дни, е по-важен сигнал от самата цифра 61.

Тревожни сигнали

• Печалба, но все по-малко пари в банката. Обикновено вземанията растат или запасите се трупат.
• Текуща ликвидност под 1. Наличните и очакваните пари не покриват задълженията до година.
• Отрицателен собствен капитал. Натрупаните загуби са изяли капитала. Освен финансов, това е и правен риск.
• Разходите за външни услуги растат по-бързо от приходите. Абонаменти и услуги, които никой не преглежда.
• Задълженията за данъци и осигуровки растат. Фирмата финансира дейността си с парите на държавата, а това излиза скъпо заради лихвите и санкциите.

Месечни отчети, не само годишни

Годишният финансов отчет се публикува в Търговския регистър до 30 септември на следващата година. Какво съдържа и кога се подава е описано в статията за годишния финансов отчет. За управлението на фирмата обаче девет месеца закъснение са твърде много. Гледайте същите отчети всеки месец.

В справките на TaxMate ОПР, балансът и паричният поток се генерират автоматично от фактурите, разходите и банковите движения. Можете да сравните всеки период с предходния и да експортирате отчета в PDF или Excel за банката или счетоводителя си. Вижте и плановете.